La Solució Integral per a la digitalització i la gestió documental de la teva organització

Digitalització i custòdia professional amb la tecnologia avançada d’un programari de gestió documental. Tot en un sol lloc.

El millor de la digitalització i el software de gestió, ara en una única solució

C-DOC aporta l’experiència en digitalització i custòdia documental, mentre Datavirtual t’ofereix el programari avançat per gestionar i accedir als teus documents des de qualsevol lloc.

Accés segur i ràpid als teus documents des de qualsevol dispositiu.

Elimina el caos del paper: digitalització 100% professional.

Gestió centralitzada: tot organitzat en un programari intuïtiu.

Compliment legal i seguretat garantida.

Estalvia temps i diners amb processos optimitzats.

C-DOC

Digitalització i Custòdia

Consultoria

Saps quins expedients pots destruir? Quins has de conservar? Com preservar-los seguint la legislació vigent?

T’ajudem a delimitar què cal preservar / què cal digitalitzar / què es pot destruïr.

Tractament de fons documental

Per a Administració pública o Empresa privada

Descripció, classificació, Indexació…. Tant documents físics com digitals.

Externalitació de processos de negoci (BPO)

Gestionem parts de la teva feina on tu no arribes: tasques de gestió, processos interns, gravació de dades.

T’ajudem en processos interns. Processos que tu no vols o no pots fer.

Assessorament legal i en protecció de dades

Ajuda en subvencions

Digitalitzem tot tipus de documents: Gran format, històrics, albarans, factures, cintes de video, diapositives…

Aportem serveis de valor afegit en la recuperació i tractament de les dades que contenen.

Pregunta’ns.

Recollida i organització d’arxiu

Custòdia d’arxiu físic

Trasllats i entregues segures

Custòdia de documents digitals.

Sala faraday.

Còpies en servidors: immutables i entregables.

Assessorament en Ciber-resiliència i Continuïtat de negoci.

Destruïm de manera segura i certificada

Documents físics i material informàtic

Recollides puntuals o periòdiques. Bústia segura amb brida numerada

Empreses que ja confien en nosaltres

Testimonis C-DOC

El que diuen sobre la nostra solució

C-Doc ens va fer el desmuntatge de la biblioteca sencera, prop de 30.000 volums, a causa d’unes obres a l’edifici i el posterior muntatge. No vam tenir el més mínim problema o inconvenient, tot el contrari, el seu tracte i atenció ha estat magnífic, des de l’administració fins els operaris, generós i molt respectuós. Gràcies a la feina tan ben feta, tornar a col·locar tot el fons al seu lloc va resultar fàcil i més ràpid del previst. Els recomanem i hi tornarem a treballar amb ells, si ens cal.
Biblioteca de Belles Arts – Universitat de Barcelona

Tenim l’Arxiu Històric pràcticament tot tractat i migrat a Atom, la qual cosa ha suposat un gran pas en la qualitat de les descripcions, la classificació i la conservació, així com en la resolució de consultes. Només afegir que les arxiveres aportades per C-Doc han demostrat ser bones professionals que s’han integrat perfectament a l’equip del Centre de Documentació i han comprès la nostra casuística i les nostres necessitats.
Museu de Ciències Naturals – Ajuntament de Barcelona

Un servei professional excel·lent. Molt satisfets de la feina realitzada per l’arxiver Jordi Caimel
Arxiu municipal – Ajuntament de Sant Feliu de Guixols

Casos d’èxit C-DOC

Sectors que Confien en la Nostra Solució

Des de la gestió de documents actuals fins a la preservació d’arxius històrics, la nostra solució és versàtil i fiable per a qualsevol sector.

La combinació de C-DOC i Datavirtual no només optimitza la gestió de documents moderns, sinó que també destaca en la gestió i preservació d’arxius històrics de valor incalculable. La nostra solució és adaptable a diferents necessitats, garantint l’accés, la seguretat i la conservació de la informació al llarg del temps.

Arxius Històrics i Patrimonials

NECESSITATS

Digitalitzar documents antics per evitar el deteriorament físic.

Classificar i organitzar arxius per a una consulta fàcil i ràpida.

Preservar la informació amb garanties de seguretat a llarg termini.

LA NOSTRA SOLUCIÓ

C-DOC proporciona una digitalització d’alta qualitat per conservar la integritat dels documents originals.

Datavirtual permet una cerca ràpida i accés remot, ideal per a investigadors i gestors d’arxius.

Administració Pública

NECESSITATS

Compliment normatiu en la conservació de documents oficials.

Accés estructurat a documents per a processos administratius.

LA NOSTRA SOLUCIÓ

Custòdia física i digital dels arxius.

Software per agilitzar la consulta de documentació.

Empreses Privades

NECESSITATS

Organitzar documents financers i de recursos humans.

Garantir la seguretat d’informació sensible.

LA NOSTRA SOLUCIÓ

Processos optimitzats per a la gestió i custòdia documental.

Integracions fàcils amb sistemes empresarials existents.

Preguntes freqüents

1. Tens part de l’arxiu en paper?

Si vols te’l guardem per 1€ l’any la caixa (IVA no inclòs).

És el que es diu servei de custòdia.

2. I si necessito consultar-lo quan està al vostre magatzem?

Te’ls fem arribar en menys de 4 hores.

O te’l digitalitzem al moment.

3. Com sé que les vostres instal·lacions són segures?

Són instal·lacions molt preparades, amb sistemes de detecció, anti-intrusió, i que són auditades periòdicament per Applus i Oca.

Et garantim la conficdencialitat i traçabilitat.

A més no subcontractem. Les instal·lacions són de propietat i el transport i personal és propi.

4. Com sé si estic destruint bé?

Qui ho fa t’ha de garantir la seguritat i traçabilitat. Tens dret a un certificat de destrucció.

La nostra tarifa amb TOT INCLÒS és de 21€ (+IVA, a valorar segons municipi). Tenim rutes per tot Catalunya.

5. Què m’aporta una consultoria en gestió documental?

T’ajuda a definir què pots destruir, digitalitzar o conservar.

Mirem com t’organitzes i què pots millorar.

6. Quines dades necessiteu per dir-me la tarifa?

Només ens has de dir la quatitat i mides aproximades. Fem tots els formats i documents.

Per exemple:
-4 cintes VHS
-100 expedients d’unes 20 pàgines
-5 àlbums de fotografies de 30 pàg. aprox.
-5 carpesans amb factures + albarans de proveïdors.

A més t’assessorarem sobre com els pots recuperar millor.

7. De veritat he de digitalitzar-ho tot?

No. Compte! T’assessorem, ja que NO sempre cal digitalitzar.

Per exemple, si és un arxiu que el consultes poc i d’aquí cert temps ja el podràs destruir, no té sentit escanejar-lo i tractar-lo.

8. Ja tinc tot l’arxiu en digital, i ara què?

Doncs ara cal gestionar-lo correctament i que el software que uses t’agradi com recupera la informació i a més tingui unes garanties.

Què ja treballes amb un?
T’ajudem a valorar-lo i mirem com el nostre Databox s’hi pot integar. Compte! Si vols i si és necessari

9. Trobes ràpid tot el que busques?

Sí?
Genial. Això és que tens un bon sistema muntat. Tot i així et podem ajudar a alliberar-te de processos i tasques internes.

No?
Doncs és molt més fàcil del que t’imagines.
Localitzar bé la informació és la base de la nostra professió. T’ajudarem encantats.

10. Saps si tens les dades a un lloc segur?

Nosaltres estem certificats en Seguretat de la Informació a través de la ISO 27001.

És l’equivalent al ENS en el món privat, i a més et cobreix a nivell internacional.

11. No ens ho atrapem de feina, fins a quin punt us podem externalitzar coses?

Fins al punt que vosaltres vulgueu. Ens adaptem al màxim.

Tenim personal (a casa el client o bé desde C-DOC) treballant en tasques molt concretes, tasques que els nostres clients no volen/poden fer…

Ja sigui perquè es volen centrar en el seu propi negoci (fent tasques de més valor afegit) o a vegades simplement perquè els falta personal.